Groene Hart Ziekenhuis

Het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) in Gouda is een modern, flexibel, slagvaardig en ondernemend algemeen ziekenhuis. Een ziekenhuis van en voor inwoners uit Midden-Holland. GHZ wilde het HRM-proces vergemakkelijken en vroeg SmartAIM om hulp.Patiënten komen niet voor hun plezier naar het ziekenhuis. Primair doel is beter worden. De zorgprofessionals van het Groene Hart Ziekenhuis zetten zich hier dagelijks met hart en ziel voor in. Bij alles wat zij doen, vragen zij zich af waarom ze het doen en of het in het belang is van de klant. Als zelfstandig ziekenhuis wil het GHZ de beste zorg aanbieden. Hiervoor werken ze nauw samen met  andere zorgaanbieders binnen en buiten de regio. Denk aan huisartsen in de regio, thuiszorg- en verpleegorganisaties en andere ziekenhuizen. Daarnaast bundelt het GHZ kennis en kunde over bepaalde aandoeningen en behandelingen in samenwerkingsverbanden zoals het Samen+ Netwerk.

Kwaliteit staat voorop!

Gerard van de Wagt, Teamleider ICT Servicedesk GHZ: ‘Kwaliteit is in de zorg van levensbelang. Om dit goed te organiseren werken we met een uniek systeem voor kwaliteitsmanagement. In 2012 behaalden wij als eerste ziekenhuis in Nederland de combinatie van het kwaliteitskeurmerk ISO 9001 en het veiligheidskeurmerk NTA 8009.’

Snelle zorgvuldige procedures

Het GHZ wil een snel HRM-accountproces. Van der Wagt: ‘Wanneer er een nieuwe medewerker in dienst treedt moet het geen grote inspanning kosten om een account met de daarbij behorende autorisaties aan te maken. Dit mag enkele uren duren, maar geen dagen.’ Kortom, GHZ wil een directe snelle toegang tot de portal en autorisaties moeten snel aangemaakt en aangevraagd kunnen worden. Het GHZ vond in SmartAIM de juiste kandidaat om deze wens te vervullen.

Van papieren naar digitale autorisatie

Waar het GHZ voorheen papieren autorisatieaanvragen deed, gebruiken zij nu SmartAIM. Dit brengt significante tijdsbesparingen met zich mee. Zowel voor de werknemer als voor de autoriserende manager en het IT-team. Ook het aanmaken van een account met de daarbij behorende autorisaties wordt geregeld via SmartAIM. Van der Wagt legt uit: ‘De manager voegt een nieuw personeelslid toe in AFAS profit voor zijn afdeling (kostenplaats). Zodra HRM dit gecontroleerd heeft, worden er automatisch accounts aangemaakt met de juiste autorisaties. Dit alles is binnen een dag gerealiseerd. Na de controle van HRM maakt SmartAIM direct een AD-account aan. In dit account staan de functie en afdeling van het personeelslid omschreven. Op basis van deze gegevens worden autorisaties toegekend. Hierna worden er automatisch tickets gemaakt vanaf SmartAIM naar Topdesk.’

Enorme tijdsbesparing

Dankzij SmartAIM is het accountproces -het aanmaken van een nieuw account met de daarbij behorende autorisaties-  bij het in dienst treden van een nieuwe medewerker teruggebracht van 5 werkdagen naar een paar uur. Tenminste, voor de pakketten die direct gekoppeld zijn zoals AD, AFAS HR, ICMS Pro Act, telefooncentrale en e-mail. Voor de overige autorisaties geldt een aanmaakproces van twee tot drie dagen. Van der Wagt: ‘Die enorme versnelling levert een significante tijdsbesparing op.’

Pluspunten van SmartAIM

Tijdens de start van de samenwerking is SmartAIM alleen ingezet voor de koppelingen tussen de applicaties en het systeem. Tegenwoordig zijn ook de slagbomen en het interne toegangssysteem gekoppeld aan SmartAIM. Het registreren van telefoons en laptops wordt via SmartAIM in Topdesk geregistreerd.

Gestroomlijnd autorisatieproces

Het autorisatieproces is intern volledig gestroomlijnd. Medewerkers vragen benodigde autorisaties aan en hun manager(s) keuren dit goed of af. Vervolgens wordt een en ander automatisch verwerkt. Van der Wagt: ‘Voorheen kopieerden we bestaande accounts van medewerkers om een account voor een nieuwe medewerker aan te maken. Dat is gelukkig verleden tijd. We zijn tegenwoordig in controle en hebben grip op onze autorisaties en accounts. Daarbij komt dat accounts van mensen die niet meer in dienst zijn, direct opgemerkt en inactief gemaakt worden’ SmartAIM controleert namelijk op IST en SOLL.

In beweging

Het GHZ is altijd in beweging. Dit betekent dat in de organisatie regelmatig verschuivingen plaatsvinden. Afdelingen worden samengevoegd, uit elkaar gehaald, er worden nieuwe afdelingen toegevoegd of er worden afdelingen verwijderd. Voor het accountproces en de autorisaties is dit geen probleem. Van der Wagt: ‘Ook hier zijn we in controle. Dankzij de hulp van SmartAIM zijn afdelingen in staat dit alles zelf te regelen. Zonder ook maar enige consultancydagen nodig te hebben.’

Welke koppelingen heeft het GHZ met SmartAIM gemaakt?

Bij het GHZ zijn koppelingen gemaakt met verschillende systemen:

  • AFAS, een HR-managementsysteem
  • Topdesk, voor de werkorders
  • Active Directory
  • ICMS Pro act, toegangssystemen
Vragen, nader kennismaken of een demo?

Bent u werkzaam bij een bank, ziekenhuis, grote zorginstelling of MKB-bedrijf? En wilt u een professioneel, flexibel maar ook betaalbaar Identity & Access Management-systeem? Met complete controle en waarbij u altijd volledig voldoet aan de actuele AVG/GDPR-eisen? Laten we dan kennismaken.