Koninklijke Visio, het expertisecentrum voor zorg, onderwijs en dienstverlening, heeft als expertise-organisatie de missie om meedoen mogelijk te maken voor mensen met een visuele beperking. Dit doen zij door onder andere kennis over (het leven met) een visuele beperking te blijven ontwikkelen, te toetsen, te borgen en zoveel mogelijk nationaal en internationaal te delen. Daarnaast is Koninklijke Visio voortdurend bezig met wetenschappelijke onderzoeken. Wie voorop wil lopen als expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen moet immers zijn kennis en expertise voortdurend blijven ontwikkelen en delen. Bij Koninklijke Visio kan iederen terecht met vragen over slechtziend of blind zijn. Met zijn ruim 2.700 werknemers verspreidt over dertig locaties biedt Koninklijke Visio informatie en advies, maar ook begeleiding, revalidatie, onderwijs en wonen.
Transparant IAM systeem
Naast het vervangen van het HR systeem heeft Koninklijke Visio een onderzoek gedaan naar alternatieven voor hun huidige IAM-Tool. Patrick van Leeuwen, Manager ICT Services van Koninklijke Visio: ‘’Waar bij het voormalige IAM pakket voor elke verandering een consultant moest komen, kunnen we met SmartAIM bijna alles zelf, dit scheelt in consultancy kosten.’’ Daarnaast bevalt de database van SmartAIM erg goed. Alles wordt gelogd en Koninklijke Visio kan alles terugzoeken, met SmartAIM zijn ze als organisatie in controle op het IAM gebied.
Hoe wordt SmartAIM gebruikt
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt wordt deze ingevoerd in AFAS, op het moment dat HR de medewerker dan vrijgeeft, maakt SmartAIM binnen een minuut alle rechten en autorisaties aan binnen verschillende pakketten. Bij Koninklijke Visio is SmartAIM zoveel mogelijk gekoppeld met de Active Directory, echter in de toekomst wil Koninklijke Visio met meerdere systemen koppelingen gaan realiseren. Daarnaast is Koninklijke Visio bezig met het invoeren van RBAC (Role Based Acces Control). SmartAIM helpt Koninklijke Visio met de implementatie.
SmartAIM Password manager
Koninklijke Visio maakt gebruikt van de SmartAIM Password manager module, dit houdt in dat de werknemers van Koninklijke Visio bij het vergeten van het wachtwoord het gemakkelijk zelf kunnen resetten. Dit werkt als volgt. Bij Koninklijke Visio registreren alle werknemers hun mobiele nummer in het HR systeem, in dit geval AFAS. Wanneer een medewerker zijn wachtwoord kwijt of vergeten is, vullen zij op het internet op een speciaal voor Koninklijke Visio ingerichte website hun gebruikersnaam in, SmartAIM acteert hierop. Door de koppeling die SmartAIM heeft gelegd met een sms dienst, wordt er automatisch een bericht gestuurd met een recovery code, met deze code kan eenmalig worden ingelogd. Daarna wordt de medewerker verplicht een nieuw wachtwoord op te geven.
Met deze methode wordt de helpdesk telefonisch met een significant verschil ontlast. Patrick van Leeuwen: ‘’Per maand worden er 120 sms’jes verstuurd voor het resetten van een wachtwoord, na de vakanties is dit echter veel meer. Dit scheelt 120 telefoongesprekken met de helpdesk.’’ Daarnaast is een belangrijke reden voor Koninklijke Visio om met de wachtwoord module aan de slag te gaan, dat NEN 7510 voorschrijft dat je zeker moet weten wie er aan de andere kant van de lijn is en niet een hacker. Een helpdeskmedewerker heeft niet altijd kijk op wie er aan de andere kant van de lijn zijn wachtwoord probeert te wijzigen. Met SmartAIM hebben ze dit nu op een veilige manier opgelost, daarnaast brengt het besparingen met zich mee, en is deze dienst ook nog 24/7 beschikbaar.
Bepalende factoren bij de kosten van een servicedesk zijn onder meer het aantal calls per jaar, de kwaliteit van de dienstverlening en de vestigingsplaats van de helpdesk. Uit de internationale database die Gartner bijhoudt, zijn de kosten van servicedesks nauwkeurig met elkaar te vergelijken. Bij een kleine desk met minder dan tienduizend calls per jaar liggen de gemiddelde kosten per call op 25,40 euro. Bij een aantal van honderdduizend calls daalt dat naar 16,20 euro.
Gekoppelde systemen
Bij Koninklijke Visio zijn de volgende systemen gekoppeld:
- AFAS – HR systeem (Medewerkers)
- AFAS CRM – HR systeem (Vrijwilligers)
- Cliëntele – Helpdesk pakket/ Servicemanagement
- Active Directory – AD incl. mail, skype for business, etc. ECD
- KVS – Klantvolgsysteem van Visio
Vragen, nader kennismaken of een demo?
Bent u werkzaam bij een bank, ziekenhuis, grote zorginstelling of MKB-bedrijf? En wilt u een professioneel, flexibel maar ook betaalbaar Identity & Access Management-systeem? Met complete controle en waarbij u altijd volledig voldoet aan de actuele AVG/GDPR-eisen? Laten we dan kennismaken.