Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 6 juni 2024. 

SmartAIM Nederland B.V. (‘SmartAIM’) levert software met een focus op autorisatiebeheer. In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden en bij het gebruik van onze website (www.smartaim.nl) verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen. SmartAIM is onderdeel van de ORIBI Groep, meer informatie over de verhoudingen tussen de entiteiten en de impact op de verwerking van je gegevens is verderop in deze verklaring te lezen.nze privacy- en cookieverklaring in het kort 

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggenvoordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring. 
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden. 
• Expliciet toestemming vragenvoor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn. 
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffenom jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken. 
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn. 

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens? 

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Social media-account
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

  

Beeldmateriaal

Op onze website wordt beeldmateriaal getoond. Dit beeldmateriaal kan door ons geproduceerd worden of door onze verschillende business partners.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Beeldmateriaal
• Alle informatie die je over jezelf vrijgeeft in beeldmateriaal (video’s)

Dit doen wij op basis van jouw toestemming die je aan ons hebt gegeven. Wij bewaren deze informatie totdat je jouw toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Bezoek aan onze kantoren
Wanneer je bij een van onze kantoren op afspraak komt, dan registreren wij om de afspraak met jou na te komen de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens
• Afspraakgegevens

Deze gegevens blijven maximaal 2 jaar in de agenda bewaard.

Aanmelden voor een demo

Via onze website kun je je aanmelden voor een demo van SmartAIM (uitvoering van de overeenkomst). Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Eventuele informatie die je zelf toevoegt als inhoud bij de aanmelding

Wij slaan deze persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het inplannen van de demo. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad.

 

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers

Wij kopen onze producten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig om de order af te handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Financiële gegevens
• Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).  

Werken bij SmartAIM

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• NAW-gegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Pasfoto
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele informatie die voortvloeit uit het assessment
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie 

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.  neer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

ORIBI deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Hostingpartij
• Telecomleveranciers
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners en incassobureaus
• Postorderbedrijven
• Marketingbedrijven
• Reviewpartijen
• Partners
• Externe consultants en tussenpersonen
• Zorgverzekeraars
• Zorgorganisaties
• Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

SmartAIM is onderdeel van de ORIBI Groep. Delen van de dienstverlening worden uitgevoerd door andere entiteiten binnen de ORIBI Groep. Denk bijvoorbeeld aan administratieve taken die centraal worden uitgevoerd binnen de groep. Daarnaast kan het bijvoorbeeld zo zijn dat een supportmedewerker van een andere entiteit je beter kan helpen met een probleem. Gegevens worden alleen gedeeld als wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben of dit wettelijk verplicht zijn.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van SmartAIM en de ORIBI Groep. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.