Van Neynsel

Van Neynsel is een moderne ouderenzorgorganisatie in Brabant. De organisatie levert zorg en welzijn op basis van specifieke en individuele behoeften. Om de privacy en beveiliging van  zorgdossiers en persoonlijke gegevens te garanderen, riep het de hulp in van SmartAIM.

Samenwerken en meedenken

De visie van Van Neynsel is helder; goed leven voor ouderen. Dit geeft zij vorm in haar zeven Parken in ’s-Hertogenbosch en Vught. Van Neynsel levert zorg in de eigen wijk en voor de eigen wijk. Zodat ouderen, als de thuissituatie verandert, gewoon verder kunnen leven. Met zorg en aandacht die bij hen past. Naast de Parken heeft Van Neynsel ook een Residentie. Voor ouderen die zo lang mogelijk zelfstandig willen wonen, maar die wel graag zorg en welzijn dichtbij willen. Van Neynsel levert daarmee zorg en welzijn op basis van specifieke en individuele behoeften. In een veilige en vertrouwde omgeving. Dat vereist een specialistische strategie in aanbod, specialistische zorg voor medewerkers en een team-based en service-georiënteerde ondersteuning.

De vraag: veiligheid waarborgen

Privacy en beveiliging van dossiers en persoonlijke gegevens zijn cruciaal voor Van Neynsel. Wie mag op welk moment bij welk dossier? Best lastig in een organisatie met acht locaties, duizend medewerkers en ruim vierhonderd vrijwilligers. Wil van Heumen, staffunctionaris cliëntenadministratie bij Van Neynsel: ‘We zochten een partner die creatief met ons mee wilde denken. Een partner die het belang inziet van samen ontwikkelen. Dat is niet voor iedere leverancier weggelegd. Gelukkig vonden we in SmartAIM de juiste kandidaat. ’

Betaalbaar en eenvoudig

Om te voldoen aan de eisen van het Nederlands Normalisatie-instituut (NNI) moet Van Neynsel aan de NEN 7510-certificering voldoen. Dit is een IT-informatiebeveiliging, gebaseerd op ISO 27002, met extra eisen die specifiek zijn voor de toegankelijkheid van patiënt- en/of cliëntgegevens. Van Neynsel vond in SmartAIM Authorisation Managment Suite de juiste oplossing. Van Heumen: ‘Het systeem is betaalbaar en eenvoudig. Het vergt geen specialistische ICT-kennis en het ondersteunt het proces van in-, door- en uitstroom van medewerkers. Precies wat we nodig hadden.’

Hoe gebruikt Van Neynsel SmartAIM?

Van Neynsel maakt voor deze case gebruik van vier systemen: 

  • Youforce, een HR-managementsysteem
  • ORTEC Worksforce Scheduling, een werkroosterplanningssysteem
  • Unit4 Cura, een systeem voor de management van (het delen van) elektronische patiëntendossier
  • Pulse Web, een computer gebaseerd op de leeromgeving voor medisch personeel

Integratie

SmartAIM is geïntegreerd met de vier systemen. Zodra een nieuwe werknemer in Youforce staat geregistreerd, maakt SmartAIM automatisch een gebruikersaccount aan in Microsoft Active Directory, PulseWeb én Cura. De rechten van de gebruiker zijn gedefinieerd binnen SmartAIM, uitgaande van de RBAC+ (Role Bases Acces Control Plus) voor de rollen, autorisaties en workflowregels.

Een voorbeeld

Dankzij SmartAIM krijgt een medewerker in eerste instantie alleen maar de fundamentele rechten in Cura. Hij of zij kan de informatie niet delen of actualiseren. Dit kan pas als deze gebruiker de vereiste training met succes heeft gevolgd.

Roosterintegratie van diverse locaties

Voordat medewerkers informatie over een patiënt mag inzien, moet er een aantoonbare relatie met de cliënt zijn. Dat stelt de Nederlandse privacywetgeving. Zo wordt voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot  cliënteninformatie. Van Heumen: ‘Voor ons een organisatorische uitdaging omdat we verschillende locaties hebben en met verschillende tijdssloten werken. Gelukkig biedt SmartAIM een integratie van het elektronisch rooster aan. Hiermee kan het management de toegang tot cliëntgegevens volledig automatisch regelen.

Veel pluspunten

Dankzij SmartAIM is de autorisatietoekenning bij in, door- en uitstroom van medewerkers automatisch en veilig geregeld. Onder beheer van de verantwoordelijke manager. Managers kunnen vanuit SmartAIM permanent Auditrapportages volgens de NEN7510 normen genereren. Hiermee wordt continu de status geëvalueerd en is het voor Van Neynsel mogelijk aan de wettelijke eisen te voldoen. Daarnaast levert de integratie met SmartAIM een significante tijdsbesparing op. Van Heumen: ‘Dankzij de automatisering van een aantal processen wordt het werken veiliger en efficiënter.’ Verder controleert het systeem tijdens het inloggen of de medewerker die in wil loggen de juiste functie heeft, het juiste rooster volgt en of er een cliënt-behandelaar relatie is. Alleen dan zal er direct toegang tot de medische gegevens worden toegestaan.

Altijd support

Van Heumen: ‘Met SmartAIM voldoen we aan de wettelijke eis van toegang tot cliëntgegevens en passen we de medische privacy conform wet- en regelgeving toe. En het gebruikersbeheer is een eitje! Mocht er onverhoopt toch iets zijn dan is er vanuit SmartAIM altijd support en persoonlijke ondersteuning aanwezig. Een geruststellende gedachte.

Vragen, nader kennismaken of een demo?

Bent u werkzaam bij een bank, ziekenhuis, grote zorginstelling of MKB-bedrijf? En wilt u een professioneel, flexibel maar ook betaalbaar Identity & Access Management-systeem? Met complete controle en waarbij u altijd volledig voldoet aan de actuele AVG/GDPR-eisen? Laten we dan kennismaken.